Logo

Het doel van de informatievraag: informatievalorisatie (2/5)

Dit deel gaat in op het doel van de informatievraag, wat doen we met al die informatie die binnen een organisatie beschikbaar is? Er wordt veel geld geïnvesteerd in informatie- en dataprojecten. De investering moet leiden tot meer toegevoegde waarde in de bedrijfsvoering. Dat geldt ook voor informatie die wordt gebruikt voor verplichte verantwoording aan externe toezichthouders, de toegevoegde waarde is dan het vermijden van boetes of imagoschade. Waarde toevoegen aan de bedrijfsvoering gaat niet vanzelf, mensen zullen actief de informatie moeten aanwenden. Het proces van het toevoegen van waarde aan de bedrijfsvoering met behulp van informatie heet informatievalorisatie.

Illustratie bij dit artikel

Informatievalorisatie is breed. Het betekent in ieder geval dat je geen energie steekt in informatie die geen waarde oplevert en ook afscheid neemt van informatie waarvan gebleken is dat het geen wezenlijke bijdrage levert.

Wat is een wezenlijke bijdrage van informatie? Dat is moeilijk eenduidig te definiëren. In ieder geval is het gebruik van informatie gericht op het verbeteren van de uitvoering van bedrijfsprocessen.

Bijvoorbeeld, je gebruikt klantgegevens en externe gebruikersprofieldata om meer en andere klantgroepen aan te spreken ter verbetering van de uitvoer van het verkoopproces. Maar als je meer en andere klantgroepen bedient zal ook je product- of dienstlevering moeten aansluiten bij je verkoopproces en je personeelsproces zal de juiste mensen op tijd moeten kunnen leveren.

Besturing op samenhang is even belangrijk als het verloop van het individuele proces. Ik gebruik het abstracte begrip bedrijfsproces in de tekst, maar je kan zelf invullen welke dat zijn in jouw bedrijfsomgeving.

Omdat informatievalorisatie redelijk ongrijpbaar is wordt het lastig om dat als begrip te hanteren bij het concretiseren van data- en informatieprojecten. De toepassingen van informatie is een beter uitgangspunt. Hoe je informatie gebruikt om de uitvoering van het bedrijfsproces te verbeteren is afhankelijk van welke verbetering je nastreeft. Ik deel de toepassing in naar vijf gebruikspatronen.

Vijf gebruikspatronen van informatie

  • Toezicht houden — Informatie wordt gebruikt om de voortgang van het bedrijfsproces in de gaten te houden terwijl het loopt en onmiddellijk in te grijpen als de voortgang stokt of buiten de vooraf gestelde normen komt.
  • Verantwoordingsinformatie — De formele rapportage over de gerealiseerde uitkomsten van een bedrijfsproces of over bedrijfsprocessen heen. Vaak worden de uitkomsten in de tijd gesommeerd en vergeleken met een budget of targetwaarde. Het bekende voorbeeld van dit soort informatieproducten zijn dashboards. De informatie wordt vooral gebruikt om te evalueren of een organisatie op koers ligt om haar doelstellingen te realiseren en te analyseren hoe en hoeveel bijgestuurd moet worden in toekomstige uitvoering van de bedrijfsprocessen om de doelstelling te halen en of dit realistisch is.
  • Analyse — Het analyseren van de gerealiseerde uitvoering van bedrijfsprocessen op zoek naar verklaringen voor onverwachte uitkomsten. De informatie wordt gebruikt om toekomstige uitvoering structureel te verbeteren. Dit soort analyses wordt vaak aangeduid als ‘oorzaak en gevolg’ analyses of ‘wat-als’ analyses.
  • Voorspelling — Het voorspellen van de waarschijnlijke uitkomst van toekomstige uitvoering van bedrijfsprocessen of het gedrag van actoren in het bedrijfsproces voorspellen. Statische en wiskundige modellen, zoals machine learning modellen, worden gebruikt om de voorspelmodellen te bouwen en af te stemmen met behulp van beschikbare informatie.
  • Dataonderzoek — In data grasduinen, op zoek naar nieuwe inzichten. Hierbij worden verschillende technieken gebruikt, van visuele inspectie tot statistiek. De informatie wordt gebruikt om meer inzicht te krijgen in bedrijfsprocessen, de context waarbinnen bedrijfsprocessen uitgevoerd worden, contexten ontdekken of aanscherpen, nieuwe kansen en bedreigingen ontdekken die tot nieuwe of aangepaste bedrijfsprocessen leiden of voor het toetsen van hypothesen. De uitkomsten van het dataonderzoek worden vooral gebruikt om de discussie tussen mensen aan te zwengelen en om de discussie richting en structuur te geven.

Misschien valt het op dat nergens begrippen als business intelligence of big data gebruik. Dat is bewust. De nadruk ligt op hoe informatie gebruikt wordt. Wat voor type gegevens hiervoor gebruikt worden om de informatie samen te stellen, met welke technologie de informatie wordt samengesteld en hoe je dat noemt heeft geen enkele impact op hoe je de informatie gebruikt.

Wat wel uitmaakt is wie er allemaal betrokken is bij het samenstellen van informatie en wat dat betekent voor de interactie tussen mensen om tot informatievalorisatie te komen. Het interactiemodel tussen informatieproducenten en informatieconsumenten is anders voor de verschillende gebruikspatronen. Het interactiemodel is het onderwerp van het volgende artikel in deze reeks.




Reacties via Twitter @MartijntenNapel of e-mail reacties@preachwhatyoupractice.nl