Het interactiemodel tussen informatieconsument en informatieproducent (3/5)
In het vorige deel zijn er vijf gebruikspatronen van informatie benoemd. Hoe je informatie gebruikt verschilt per patroon. Dit heeft invloed op hoe de consument van de informatie en de professionals die informatie gebruiksklaar maken met elkaar samenwerken. Voordat ik in ga op hoe die interactie verloopt wil ik eerst wat begrippen definiëren om verwarring te voorkomen.
De verantwoordelijkheid van informatieconsumenten en informatieproducenten
Informatievalorisatie is de taak van informatieconsumenten. Dat betekent dat informatieconsumenten de informatie omzetten in activiteiten en beslissingen die waarde brengen voor de organisatie. Ze doen iets met de informatie, al dan niet na discussie met anderen.
Informatieproducenten zijn de mensen die informatie prepareren en duiden. Dat is een heel scala aan data professionals: business analisten, data analisten, informatieanalisten, data scientists, datamodel ontwerpers, specialisten die informatie visualiseren, ETL specialisten, integratie specialisten, database specialisten. De informatieproducenten bevoorraden de informatieconsumenten met informatie en duiding van die informatie.
Valorisatie is afhankelijk van het begrip van wat de informatie betekent. Betekenis, interpretatie van de informatie, is het gevolg van discussie tussen mensen. Het is zelden dat de informatieconsument en producent in één persoon samenvallen, behalve bij hele kleine organisaties. In grotere organisaties zijn die rollen gescheiden langs de verantwoordelijkheden van functies.
Dat heeft een overdrachtsproces tot gevolg. Hoe dat overdrachtsproces eruit ziet is verschillend per gebruikspatroon. De consequentie is dat in er in het overdrachtsproces een hoop misverstanden kunnen ontstaan wat de potentiele opbrengst van informatievalorisatie verlaagd.
De interactie tussen informatieconsument en informatieproducent
De interactie tussen consument en producent is vaak een ketenproces. Niet iedereen beschikt over alle vaardigheden die nodig zijn in het werken met data. Mensen met verschillende vaardigheden worden bij elkaar gebracht om informatie te produceren en samen moeten zij de informatieconsument in staat stellen zo veel mogelijk waarde uit de informatie te halen. Om zo min mogelijk informatieverlies te krijgen in een overdrachtsproces is het organiseren van de samenwerking tussen consumenten en producenten van groot belang. Agile werkmethoden hebben voor mij in de praktijk bewezen de meest effectieve samenwerkingsvorm te zijn.
De aard van het gebruikspatroon zorgt er wel voor dat de interactie binnen de samenwerking anders verloopt. Dat heeft niet direct met onderlinge communicatie te maken in de samenwerking, maar eerder in de verantwoordelijkheid van eenieder.
Toezicht houden
Toezicht informatie, ook wel aangeduid als monitoring, is op voorhand gedefinieerd. Voorbeelden zijn controlekamers in de procesindustrie, business process monitoring (BPM) oplossingen op ERP-systemen of de matrixborden boven de snelweg.
De normen en toleranties van het bedrijfsproces zijn duidelijk. De informatieproducent is vaak de leverancier van de ICT-systemen die het bedrijfsproces ondersteunen. Als een organisatie zelf de productie in handen heeft zijn de informatieproducenten te vinden op een IT-afdeling of een BI-afdeling.
De informatieconsumenten worden getraind in wat te doen wanneer er een afwijking zichtbaar is in informatie, de te nemen actie is vaak op voorhand vastgelegd. De interactie tussen informatieconsument en informatieproducent is vaak formeel en op afstand. De verantwoordelijkheid voor de definitie en aanpassing van normen en toleranties is bij een proceseigenaar, als vertegenwoordiger van alle consumenten, gelegd.
Veranderingen lopen via functioneel beheerders die de configuratie van de monitoring aanpassen, al dan niet met inschakeling van leverancier of eigen IT-afdeling. Testprocessen van aanpassingen in de toezicht informatie zijn formeel.
Het interactiemodel is een formele scheiding tussen informatiedefinitie en implementatie van het gebruik door de informatieconsumenten en de technische productie van de informatie met overdracht via documenten door de informatieproducenten.
Verantwoordingsinformatie
De meest bekende vorm waarin verantwoordingsinformatie beschikbaar gemaakt wordt is management dashboards en detailrapporten die bij het dashboard horen.
Informatieconsumenten zijn verantwoordelijk voor het realiseren van hun bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie. Door onderling overleg is op voorhand vastgesteld wat de doelstellingen zijn en is dit vertaald naar KPI’s.
Bij het opstellen en vertalen van de KPI’s naar informatieoplossingen is een keten van informatieproducenten betrokken. Business analisten en data analisten spelen een belangrijke rol in het tastbaar maken en scherpstellen van de KPI’s, visualisatie van de informatie wordt door specialisten gedaan om de dashboards zo eenduidig en begrijpelijk mogelijk te maken, data professionals bouwen de complexe transformatielogica om de vaak vele KPI’s te automatiseren en informatie betrouwbaar te leveren.
Wanneer de informatie laat zien dat ingrijpen noodzakelijk is om de doelstellingen te gaan halen is het de verantwoordelijkheid van de informatieconsument om dit te doen, daarbij geholpen door informatieanalisten die de informatie kunnen duiden en de consequenties van alternatieve ingrepen in de organisatie helpen duidelijk te maken. De afweging voor de te volgen actie wordt vaak gemaakt doordat informatieconsumenten met elkaar in discussie gaan, onderling draagvlak zoeken en gezamenlijk de keuze maken.
Verandering aan informatie is geformaliseerd. De beoordeling van de kwaliteit van het werk van de informatieconsument is vaak gekoppeld aan de KPI’s.
Het interactiemodel is een nauwe samenwerking binnen een informatieproductieketen, met een formele toewijzing van de verantwoordelijkheid van de informatieconsument in de keten.
Analyse
Verantwoordingsinformatie en analyse zijn vaak gebaseerd op dezelfde gegevens set en gegevensdefinities. De interactie tussen informatieconsument en informatieproducent is vaak iets anders, omdat in analyse op zoek gegaan wordt naar verklaringen voor afwijkingen of patronen waarmee bedrijfsprocessen geoptimaliseerd kunnen worden.
Informatieanalisten betrekken referentiedata in hun analyses, waarvoor zowel technische vaardigheden als inzicht in de bedrijfsprocessen en organisatiedoelstellingen nodig is. De analisten duiden de informatie en communiceren hun bevindingen met de informatieconsumenten. De informatieconsument blijft verantwoordelijk voor het toepassen van kennis die in de analyses zijn opgedaan.
Het zwaartepunt van gebruik van informatie wordt steeds meer verlegd naar ‘self service’ informatieproducten. Dat betekent niet dat de informatieconsument zelf aan de knoppen zit in de analyses, maar dat in de interactie tussen informatieanalist en informatieconsument de consument wel steeds vaker geleerd wordt om zelf verklaringen te vinden voor afwijkingen en de informatieanalisten meer tijd kunnen spenderen aan nieuwe inzichten verwerven uit de informatie.
Binnen de keten van informatieproductie is er een secundair interactiemodel. De informatieanalisten werken nauw samen met de data engineers die de gegevens uit verschillende processen integreren. In hun samenwerking worden definities van gegevens en meetwaarden eenduidig gemaakt en gaat veel tijd zitten in het correct afhandelen van data kwaliteitsissues. Beheer van definitie van informatie en beheer van informatieoplossingen is vaak formeel gescheiden, waarbij veel aandacht nodig is om te voorkomen dat de formele scheiding van verantwoordelijkheden het overdrachtsproces niet frustreert in de productieketen.
Voorspelling
Voorspelling is het toepassen van informatie die de uitkomst is van statistische en wiskundige modellen. De nadruk ligt op het valideren van de uitkomsten en het ijken en tunen van de modellen tegen werkelijke data om de voorspelkracht van het model en daarmee de bruikbaarheid van de toepassing van de informatie te toetsen. Data scientists en andere technische data professionals houden zich bezig met het prepareren van data om het model goed zijn werk te laten doen.
Een model dat bruikbare, herhaalbare voorspellingen oplevert, denk bijvoorbeeld aan voorspellingen wanneer een machineonderdeel in onderhoud genomen moet worden, moet in productie gebracht worden en de consumenten van de informatie wordt geleerd wat te doen met de uitkomsten.
Het is de informatieconsument die vaak een business case heeft waarin voorspellingen kunnen bijdragen een beter verlopend of tegen lagere kosten uitvoerbaar bedrijfsproces. Op basis van dataonderzoek wordt gevalideerd of het model inderdaad bijdraagt voor het in productie wordt genomen.
De belofte van Big Data is dat uit dataonderzoek als vanzelf de voorspelmodellen en business cases tevoorschijn komen. De werkelijkheid laat zien dat het omgedraaid is. Het interactiemodel vraagt om begeleiding van de informatieconsument in wat ze kunnen verwachten van voorspelmodellen door de informatieproducenten. Dit vraagt veel inlevingsvermogen van de informatieproducent in de belevingswereld van de informatieconsument en van de informatieconsument een nuchtere kijk op wat technologie daadwerkelijk kan. Dat is indrukwekkend veel, maar het begint bij een duidelijke vraagstelling van de informatieconsumenten.
Dataonderzoek
De informatieproducent, in de vorm van analisten of data scientists, is vaak leidend. Op basis van de beschikbare data wordt gezocht naar inzichten. Deze inzichten worden op hun validiteit en betekenis getoetst met de informatieconsument.
De interactie tussen informatieproducten en informatieconsumenten is vaak op individuele basis. Een Informatieconsument, een manager, of een informatieproducent, een business analist, heeft een idee en wil dit getoetst zien tegen de realiteit van de informatie.
Tegelijkertijd lopen er geautomatiseerde technische processen die op zoek zijn naar patronen in de data. Het valideren hiervan vraagt veel inzicht in zowel de betekenis van de uitkomsten van dergelijke technische processen en modellen als in begrip van bedrijfsprocessen, markten, gedrag van consumenten of gedrag van ketenpartners. Die kennis bij elkaar brengen vraagt om intensieve communicatie tussen consument en producent.
De impact op de doorlooptijd van informatieprojecten
Een groot deel van de verklaring voor de duur van informatieprojecten is dat de verkeerde interactiemodellen toegepast worden bij een vraagstuk. De verantwoordelijkheden van informatieconsumenten en informatieproducenten zijn niet helder afgebakend en er is veel miscommunicatie of onbegrip van wat er van iemand verwacht wordt. Het gevolg is dat de waarde niet geoogst wordt omdat informatie niet correct gebruikt wordt, of dat de informatieproductie veel te duur is voor de waarde die eruit geoogst kan worden.
Deze constatering is niet een voldoende verklaring. Er speelt meer. Informatie is niet statisch, maar heeft een context waarin het tot stand komt of geconsumeerd wordt. Context is de bron van complexiteit. Het volgende deel van de serie diept dit uit.